Datenschutzordnung des "Verein für Heimatpflege, Ortsverschönerung und Umwelt Rosenthal e.V."

(nachfolgend Heimatverein genannt)

§ 1 Grundsatz

Diese Datenschutzordnung regelt Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) im Heimatverein. Sie kann durch einfache Mehrheit in der Mitgliederversammlung des Heimatvereins geändert werden.

In dieser Ordnung wird nur die männliche Form gewählt.

§ 2 Datenschutz

(1) Der Heimatverein verarbeitet personenbezogene Daten seiner Mitglieder in automatisierter Form. Hierbei handelt es sich um folgende Mitgliederdaten:

• Name und Anschrift,
• Bankverbindung,
• Telefonnummern (Festnetz und Mobil, falls vorhanden),
• E-Mail-Adresse (falls vorhanden),
• Geburtsdatum,
• Funktion(en) und Aufgabe(n) im Verein (wird vom Verein eingetragen)

(2) Die in (1) genannten Daten sind - mit Ausnahme der Bankverbindung - Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein, wenn sie dem Heimatverein diese Daten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung zur Verfügung stellt. Die Bereitstellung der übrigen Daten ist freiwillig; sie sind für die Mitgliedschaft im Verein nicht erforderlich.

(3) Ein Datenschutzbeauftragter wird nicht benannt, diese Arbeit übernimmt der Vorstand. Dies ist möglich, weil weniger als 10 Personen an der Datenverarbeitung beteiligt sind. Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der 1. Vorsitzende sein Stellvertreter ist der Kassierer, der auch die Hauptkasse verwaltet.

(4) Die personenbezogenen Daten der Mitglieder werden ausschließlich zur Erfüllung der in der Satzung genannten Zwecke und Aufgaben des Heimatvereins verarbeitet, insbesondere zur Mitgliederverwaltung und zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 b) Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Die Daten sowie der Computer werden in einem verschlossenen Raum aufbewahrt.

(5) Soweit die in den jeweiligen Vorschriften beschriebenen Voraussetzungen vorliegen, hat jedes Vereinsmitglied insbesondere die folgenden Rechte:

• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO,
• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO,
• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO,
• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO,
• das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO und
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DS-GVO.

(6) Im Zusammenhang mit seinen Veranstaltungen (z.B. Aktionen, Schleppertag) veröffentlicht der Verein personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder auf seiner Homepage und übermittelt solche Daten und Fotos an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien. Die Veröffentlichung / Übermittlung der Daten umfasst hierbei höchstens Name (soweit möglich in abgekürzter Form), Vereinszugehörigkeit, Funktion und Aufgabe im Heimatverein.

(7) Im Zusammenhang mit Jubiläen und Ehrungen (z.B. wegen langjähriger Mitgliedschaft und Arbeit im Heimatverein) veröffentlicht der Heimatverein Name, Vereinszugehörigkeit und Fotos des betroffenen Mitglieds. Sie werden auch an andere Print- und Telemedien sowie elektronische Medien übermitteln. Im Hinblick auf Jubiläen, Ehrungen und Geburtstage kann das einzelne Mitglied jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung / Übermittlung von Fotos sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen. Wird der Widerspruch bis 4 Wochen vor dem Ereignis ausgeübt, unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung. Bei späterem Widerspruch entfernt der Verein Daten und Fotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen / Übermittlungen in diesem Bereich.

(8) Mitgliederlisten werden als Datei an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder herausgegeben, soweit deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen benötigt, wird ihm eine Datei der notwendigen Daten gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden und die erhaltenen Daten, sobald deren Zweck erfüllt ist, zurückgegeben, vernichtet oder gelöscht werden.

(9) Ggf. Information über Absicht, die Daten an ein Drittland (außerhalb der EU) zu übermitteln [Möglich, wenn Mitgliederdaten in einer Cloud gespeichert werden, deren Server sich außerhalb der EU befinden. Ist dies der Fall, bedarf es u.U. der Einwilligung des Mitglieds mit dieser Speicherung, z.B. bei Servern in USA, siehe Art. 45 DS-GVO].

Messenger-Dienste wie z.B. WhatsApp sind kein Vereinsmedium.

(10) Die Mitgliederdaten werden spätestens 1 Jahr nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen.

(11) Mitglieder haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO) sowie auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 GS-DVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 GS-DVO), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Diese Rechte können schriftlich oder per E-Mail bei den in (3) genannten Verantwortlichen geltend gemacht werden.

(12) Soweit Einwilligungen der Mitglieder zur Verwendung ihrer Daten erforderlich sind, können diese mündlich, schriftlich oder per E-Mail erteilt werden. Der Verein ist beweispflichtig dafür, dass eine Einwilligung erteilt wurde. Die Mitglieder können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann mündlich, schriftlich oder per E-Mail an die in (3) genannten Verantwortlichen gesandt werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

(13) Den Mitgliedern steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland Hessen der Hessische Datenschutzbeauftragte mit Sitz in Wiesbaden.

(14) Über die elektronische Verarbeitung der Daten wird eine Liste der "Verarbeitungstätigkeiten" geführt.

Rosenthal, den 25. Januar 2019

Der Vorstand